Manual de usuario

¿Qué es el sistema?

El sistema de ahorro y crédito «Dios Proveerá» es la herramienta con la que se llevan los clientes, los préstamos, los ahorros y el dinero que maneja cada socio. Todo se registra en córdobas y queda guardado en un solo lugar, de modo que el administrador y los cobradores trabajan con la misma información al mismo tiempo, desde la computadora o desde el celular.

Con el sistema usted puede:

• Registrar clientes con las fotos de su cédula.
• Entregar préstamos con el cálculo automático de cuotas e intereses.
• Cobrar abonos y recibir ahorros, entregando siempre un recibo.
• Llevar las cuentas de ahorro y aplicar los intereses de cada mes.
• Controlar el efectivo que tiene cada socio y los traspasos entre ellos.
• Consultar el Libro Diario, el Estado de Resultados y la Situación Financiera.
• Repartir las utilidades entre los socios.
• Hacer respaldos y descargar toda la información en un libro de Excel.

¿Quién usa el sistema?

Cada persona entra con su propio usuario. Hay dos tipos de usuario:

Cada socio-cobrador maneja su propia caja: el dinero que cobra entra a su caja y el dinero que entrega sale de ella. Así el sistema sabe en todo momento cuánto efectivo tiene cada socio en mano.

Lo que necesita

• Un celular, tableta o computadora con internet.
• Un navegador actualizado. Se recomienda Google Chrome.
• La dirección del sistema: creditoalinstante.tech
• Su correo y su contraseña, que le entrega el administrador.
• Para imprimir recibos: una impresora de tickets de 80 mm o cualquier impresora.

Cómo leer este manual

• Los nombres de botones y campos aparecen en negrita, tal como se ven en la pantalla.
• Las imágenes tienen números 1 que corresponden a la explicación que está debajo de cada imagen.
• Los temas marcados Solo administrador no aparecen en el menú de los cobradores.
• Arriba encontrará un buscador y el botón Solo cobradores, que deja visible únicamente lo que usan los socios-cobradores.
• Toque cualquier imagen para verla en grande.
• Las imágenes usan clientes y montos de ejemplo.

Ingresar al sistema

1. Abra el navegador y escriba la dirección del sistema.
2. En Correo electrónico 1 escriba su correo.
3. En Contraseña 2 escriba su contraseña.
4. Toque Ingresar 3.

El administrador entra al Panel general y los socios-cobradores entran directamente a Mi jornada.

Cambiar la contraseña

1. Toque su nombre, que aparece al final del menú. En el celular, abra primero el menú con el botón ☰.
2. En Mi perfil escriba su Contraseña actual.
3. Escriba la Nueva contraseña (mínimo 8 caracteres) y repítala en Confirmar nueva contraseña.
4. Toque Guardar.

Conocer la pantalla

En la computadora, todas las pantallas del sistema tienen la misma organización:

Las tablas tienen formato de hoja contable: llevan el encabezado del programa, columnas de Debe, Haber y Saldo, y una fila de totales al final.

Usar el sistema en el celular

El sistema se acomoda al tamaño de la pantalla. En el celular tiene dos formas de moverse:

• Barra inferior: accesos a las pantallas que más se usan. Para los cobradores son Hoy (Mi jornada), Clientes, Préstamo (entregar un préstamo) y Caja (Libro Diario). Para el administrador son Inicio, Diario, Clientes y Socios.
• Menú completo: toque el botón ☰ de arriba a la izquierda. Para cerrarlo, toque fuera del menú.

Mensajes del sistema

• Un mensaje verde confirma que la operación se guardó.
• Un mensaje rojo indica que no se pudo guardar y explica por qué.

Cuando hay un error, lo que usted escribió se conserva: solo corrija el dato y vuelva a guardar. Si el error ocurrió dentro de una ventana, la ventana se vuelve a abrir con el mensaje adentro.

Las acciones delicadas, como anular, restaurar un respaldo o aplicar intereses, piden una confirmación antes de hacerse.

Imprimir y exportar a Excel

Casi todas las tablas tienen dos botones arriba a la derecha:

En el Libro Diario, Exportar a Excel descarga todos los movimientos del período elegido, aunque en la pantalla se vean por páginas.

Cerrar sesión

Toque el ícono de salida que está junto a su nombre, al final del menú, o el botón Cerrar sesión en Mi perfil. Cierre siempre la sesión si usa un equipo que comparte con otras personas. Si pasan muchas horas sin usar el sistema, se le pedirá ingresar de nuevo.

Qué muestra Mi jornada Socio-cobrador

Mi jornada es la primera pantalla que ve el socio-cobrador al entrar. El administrador también puede abrirla y elegir de qué socio verla con Ver jornada de.

En Cobros de hoy aparecen los clientes asignados al socio cuya fecha de pago es hoy, según su horario mensual, quincenal o semanal. Cada tarjeta muestra el nombre, el código del crédito, el horario, el celular (tóquelo para llamar), la dirección y el monto de la cuota. Arriba se indica cuántos cobros quedan pendientes, por ejemplo «4 pendientes de 6».

Un préstamo recién entregado no aparece en la lista hasta que le toca su primera cuota.

Cobrar a un cliente

1. En la tarjeta del cliente toque Cobrar.
2. Revise el Préstamo 2. Si el cliente tiene más de uno, elija a cuál se aplica el pago. Debajo verá el saldo pendiente y la cuota.
3. En Abono a préstamo 3 ya aparece la cuota. Cámbiela si el cliente paga otro monto.
4. Si además el cliente ahorra, escriba el monto en Ahorro voluntario 4.
5. Revise el Total recibido 1 y toque Registrar e imprimir recibo 5.

• El abono no puede ser mayor que el saldo pendiente del préstamo.
• Si el cliente no tenía cuenta de ahorro, el sistema la abre sola al recibir su primer ahorro.
• Para cobrarle a un cliente que no está en la lista de hoy, búsquelo en Clientes y use Cobrar desde su perfil.

El recibo del cobro

Al registrar el cobro se abre el recibo, listo para imprimir. Muestra el número de recibo, la fecha, el cliente, el abono, el ahorro, el total recibido, el saldo pendiente del préstamo y el saldo de ahorro. Cuando el abono termina de pagar el préstamo, el recibo dice *** CRÉDITO CANCELADO ***.

Recibir ahorro

Los clientes que solo ahorran aparecen con la indicación Solo ahorro y el botón Recibir ahorro. Se registra igual que un cobro: escriba el monto en Ahorro voluntario y toque Registrar e imprimir recibo.

Acciones rápidas

Más abajo en Mi jornada están los accesos a las tareas de todos los días:

• Buscar cliente: para cobrarle a cualquier cliente.
• Entregar préstamo: abre el formulario de nuevo préstamo.
• Nuevo cliente: registra un cliente con las fotos de su cédula.
• Traspasar dinero: pasa efectivo de su caja a la de otro socio.
• Registrar gasto: anota un gasto pagado con el dinero de su caja.
• Calendario: los cobros de todo el mes.

Al final de la pantalla, Mis últimos movimientos muestra lo que entró y salió de su caja. Toque un movimiento para ver su recibo.

Registrar un gasto

1. En Mi jornada toque Registrar gasto.
2. Deje el Tipo en Gasto y elija la Categoría: Atenciones sociales, Papelería, Transporte, Delivery u Otros gastos.
3. Escriba el Beneficiario (a quién le pagó), la Descripción y el Monto.
4. Toque Registrar.

El gasto sale de su caja con la fecha de hoy. Si en lugar de pagar recibió dinero que no es un cobro, elija el tipo Otro ingreso.

Pasar dinero a otro socio

Use Traspasar dinero cuando le entregue efectivo a otro socio, por ejemplo para que pueda entregar un préstamo.

1. En A · recibe elija el socio que recibe el dinero. El origen siempre es su propia caja.
2. Escriba el Monto a trasladar. Debajo verá cuánto tiene disponible.
3. Escriba una Nota que explique para qué es y toque Registrar traspaso.

Reglas para los cobradores

• Todos sus registros llevan la fecha de hoy. Si necesita registrar algo de otro día, pídaselo al administrador.
• Lo que cobra entra a su caja y lo que entrega o gasta sale de ella. No se puede usar la caja de otro socio.
• No se pueden anular operaciones. Si se equivocó, avise al administrador para que anule la operación y luego regístrela bien.
• Las pantallas de Panel general, Aplicar intereses, Usuarios, Configuración, Respaldos y Bitácora son solo del administrador.

Qué muestra el Panel general

Lista de clientes

Abra Lista de Clientes en el menú o toque Clientes en la barra inferior del celular.

Después de elegir los filtros toque Filtrar. La columna Fecha de pago muestra el horario de cobro del cliente, o «Plazo vencido» si tiene un préstamo vencido. Toque el nombre para abrir su perfil.

Registrar un cliente nuevo

1. Toque Nuevo cliente.
2. En Datos personales 1 escriba el Nombre completo (obligatorio), la Cédula de identidad, el No. Celular, la Dirección (barrio y una referencia) y, si hace falta, Notas.
3. En Cobro 2 elija el Responsable (socio) que lo atenderá y la Fecha de pago: Mensual (un día del mes), Quincenal (dos días del mes) o Semanal (un día de la semana). Luego escriba el día o elija el día de la semana.
4. En Cédula de identidad 3 agregue la foto del frente y la del reverso.
5. Toque Registrar cliente 4.

El horario de cobro es el que decide en qué días el cliente aparece en Mi jornada y en el Calendario de cobros. Cuando un socio-cobrador registra un cliente, queda él mismo como responsable, aunque puede cambiarlo.

Fotos de la cédula desde el celular

Cédula repetida

El sistema no permite registrar dos clientes con la misma cédula. Apenas termina de escribirla, avisa si ya está registrada y muestra el enlace Ver ese cliente para abrir su perfil. La comparación no toma en cuenta guiones, espacios ni mayúsculas.

Perfil del cliente

El perfil reúne todo lo del cliente: sus datos, su crédito, su ahorro y su historial.

Más abajo está el Historial de préstamos, con todos los créditos del cliente y su estado: Activo, Plazo vencido o Cancelado.

Editar o desactivar un cliente

1. En el perfil del cliente toque Editar.
2. Corrija los datos, cambie el responsable o el horario, o reemplace las fotos de la cédula.
3. Para que deje de aparecer en las listas y en los cobros, elija Inactivo en Estado.
4. Toque Guardar cambios.

Lista de préstamos

Cada fila muestra el código, el cliente, la fecha de emisión, el plazo y la frecuencia, el vencimiento (en rojo si ya venció), la tasa, el monto prestado, el total a pagar, lo abonado, el saldo y el socio que entregó el dinero.

Entregar un préstamo

Abra Nuevo préstamo desde el menú, desde el perfil del cliente o con Entregar préstamo en Mi jornada.

1. Busque el Cliente 1 escribiendo al menos 2 letras de su nombre, cédula, celular o código, y elíjalo de la lista. Si es un cliente nuevo, use ¿Cliente nuevo? para registrarlo primero.
2. Escriba el Monto del préstamo 2.
3. Escriba el Plazo de pago (meses) 3. La Fecha de emisión es la de hoy.
4. Revise la Tasa de interés mensual 4. Viene la tasa que está en Configuración.
5. Escriba los Gastos de gestión 5, si se cobran.
6. Elija la Frecuencia de pago 6: Mensual, Quincenal o Semanal.
7. En Ahorro obligatorio 7 escriba lo que el cliente entrega aparte para su cuenta de ahorro. Se paga una sola vez, al recibir el préstamo.
8. Si el dinero se lleva a la casa del cliente, escriba el costo en Delivery 8. Se descuenta del efectivo que recibe el cliente.
9. Elija el Socio que entrega el dinero 9. A la derecha se ve su Caja disponible. El socio-cobrador siempre entrega desde su propia caja.
10. Revise el Resumen del préstamo 10 y toque Registrar e imprimir recibo.

El Código del préstamo se asigna solo, con el siguiente número 13.x. El administrador puede escribir otro código y registrar préstamos con otra fecha de emisión.

Al registrar el préstamo, el sistema saca el efectivo de la caja del socio, registra el delivery como ingreso y abona el ahorro obligatorio a la cuenta de ahorro del cliente. Si el cliente no tenía cuenta, la abre.

Cómo se calcula el préstamo

El interés es mensual y fijo sobre el monto prestado; no baja con los abonos. Este es el cálculo, con el ejemplo de la imagen anterior: C$ 10,000 a 4 meses, al 6% mensual, con C$ 200 de gastos de gestión y C$ 30 de delivery.

El número de cuotas depende de la frecuencia: mensual, una cuota por mes; quincenal, dos por mes; semanal, cuatro por mes. En el ejemplo serían 4 cuotas mensuales de C$ 3,150.00; si fuera quincenal, 8 cuotas de C$ 1,575.00, y si fuera semanal, 16 cuotas de C$ 787.50. Cuando la división no es exacta, la última cuota ajusta los centavos.

Si no alcanza el efectivo

Si el efectivo a entregar es mayor que lo que tiene el socio en su caja, aparece este aviso:

Haga primero un traspaso desde la caja de otro socio o elija otro socio. Si intenta guardar de todos modos, el sistema no lo permite y muestra cuánto tiene disponible.

Recibo de desembolso

El recibo muestra el préstamo, el delivery descontado, el Efectivo entregado al cliente, el ahorro obligatorio recibido, el monto a pagar, el plazo, la cuota, la fecha de vencimiento y el saldo de ahorro. Al final tiene el espacio para la firma del cliente.

Auxiliar de crédito

Cada préstamo tiene su hoja auxiliar. Ábrala tocando el código del préstamo en cualquier lista o con Ver hoja completa en el perfil del cliente.

En la tabla Movimientos, el Debe aumenta lo que el cliente debe (el préstamo y los cargos) y el Haber lo disminuye (los abonos). La última fila muestra el Saldo pendiente.

Registrar abonos

Un abono se puede registrar desde tres lugares, y en todos se abre la misma ventana de cobro (vea Cobrar a un cliente):

• Mi jornada, con el botón Cobrar del cliente.
• El perfil del cliente, con el botón Cobrar.
• El auxiliar de crédito, con el botón Abono.

Los abonos son de monto libre: el cliente puede pagar más o menos que la cuota y el saldo se actualiza con lo que pagó. Cuando lo registra el administrador, la ventana pide también el Socio que cobró y permite cambiar la fecha.

Cargo adicional Solo administrador

Sirve para sumar al préstamo un cobro extra, por ejemplo un mes más de interés cuando el cliente se pasó del plazo, o un cargo por atraso.

1. En el auxiliar de crédito toque Cargo adicional.
2. Escriba la Descripción, el Monto (viene el interés mensual del préstamo) y la Fecha.
3. Toque Agregar cargo.

El cargo se suma al saldo pendiente del préstamo.

Cancelado y plazo vencido

• Cancelado: cuando el saldo llega a cero, el préstamo queda cancelado y el recibo del último abono lo indica.
• Plazo vencido: si pasó la fecha de vencimiento y todavía hay saldo, el préstamo se marca como vencido en la lista de préstamos, en Mi jornada, en la lista de clientes y en el perfil. Para verlos todos, use el filtro Plazo vencido o el botón Revisar del Panel general.

Detalle de ahorros

La tabla muestra cada cuenta con su código, el cliente, el tipo de cliente, la tasa, los intereses generados y el saldo (capital aportado más intereses). Toque el código para abrir el auxiliar de la cuenta.

Abrir una cuenta de ahorro

1. Toque Abrir cuenta en el Detalle de ahorros, o Abrir ahorro en el perfil del cliente.
2. Busque y elija el Cliente.
3. Si el cliente entrega dinero al abrir la cuenta, escríbalo en Afiliación / primer depósito.
4. El administrador elige además quién Recibe el dinero, el Código (si lo deja vacío se usa el siguiente) y la Tasa mensual %.
5. Toque Abrir cuenta.

Cada cliente tiene una sola cuenta de ahorro. La cuenta también se abre sola cuando se entrega un préstamo con ahorro obligatorio o cuando se recibe el primer ahorro en un cobro.

Auxiliar de aportaciones

El Débito suma a la cuenta (afiliación, ahorros e intereses) y el Crédito resta (retiros y baja).

Depósitos, retiros y baja

1. En el auxiliar de la cuenta toque Depósito / retiro.
2. Elija el Tipo 1 y escriba el Monto 2. Debajo del monto se ve el saldo actual.
3. El administrador elige el Socio que recibe o entrega el dinero 3. El socio-cobrador siempre usa su propia caja.
4. Toque Registrar e imprimir.

Aplicar intereses del mes Solo administrador

Cada mes las cuentas ganan el interés de su tasa (3% mensual, si no se cambió) sobre el saldo que tenían al cierre del mes. Los intereses se aplican cuando el mes ya terminó.

1. Abra Aplicar intereses en el menú, elija el mes 1 y toque Ver.
2. Revise la tabla: saldo al cierre, tasa, interés calculado y nuevo saldo de cada cuenta. Las cuentas que faltan dicen Pendiente.
3. Toque Aplicar a todos 2 y confirme.

• Los meses se aplican en orden, sin saltarse ninguno. Si falta un mes anterior, el sistema lo indica.
• Un mes que todavía no termina no se puede aplicar:

El interés queda registrado con la fecha del último día del mes y aparece en el Estado de Resultados como «Intereses pagados a ahorrantes».

Libro Diario

El Libro Diario (Libro de Caja, código 11) registra cada entrada y salida de dinero, con el socio que tiene el efectivo. Al abrirlo muestra los movimientos del mes actual.

Las columnas son Fecha, Beneficiario, Descripción, Socio, Debe (entra dinero), Haber (sale dinero) y Saldo. Al final están los totales del período.

Los tipos de movimiento que se pueden filtrar son: Préstamo, Abono, Ahorro, Retiro de ahorro, Aporte de socio, Gasto, Delivery, Ingreso, Traspaso, Retiro de ganancias y Saldo inicial.

Cuando hay muchos movimientos se muestran de 300 en 300, con los botones Anterior y Siguiente. Cada página empieza con el saldo que viene de la página anterior. Exportar a Excel siempre descarga el período completo.

Registrar un gasto u otro ingreso

1. Toque Nuevo movimiento.
2. Elija el Tipo 1: Gasto (sale dinero, va al Haber) u Otro ingreso (entra dinero, va al Debe).
3. Para un gasto, elija la Categoría 2: Atenciones sociales, Papelería, Transporte, Delivery u Otros gastos.
4. Escriba el Beneficiario (a quién se pagó o de quién se recibió), la Descripción, el Monto y la Fecha.
5. Elija la Caja 3, es decir, quién tiene el dinero. El socio-cobrador siempre usa su propia caja.
6. Toque Registrar.

Los gastos se suman por categoría en el Estado de Resultados. El administrador tiene además el tipo Saldo inicial, que sirve para cargar el efectivo con que una caja empezó a usar el sistema.

Ver recibos y anular Solo administrador

Cada renglón del Libro Diario tiene dos botones:

Una operación puede tener varios renglones; por ejemplo, un préstamo con delivery y ahorro obligatorio. Al anularla se borran todos sus renglones de caja, crédito y ahorro. El sistema pide confirmación y deja constancia en la Bitácora.

Socios y caja

Toque la descripción de un movimiento del auxiliar para ver su recibo.

Aporte de capital Solo administrador

Registra el dinero que un socio aporta.

1. En Socios y caja toque Aporte de capital.
2. Elija el Socio que aporta y en Entra a la caja de quién recibe el dinero.
3. Escriba el Monto, la Fecha y una Nota.
4. Toque Registrar aporte.

El aporte suma al capital del socio y al efectivo de la caja elegida.

Traspaso entre cajas

Registra el paso de efectivo de una caja a otra: entre socios, o hacia Banco o Reserva.

Escriba una Nota y toque Registrar traspaso. Se genera un comprobante que se puede imprimir.

Reparto de utilidades

La utilidad de cada mes se reparte en partes iguales entre los socios que estaban activos ese mes. Si un mes hubo pérdida, a cada socio le corresponde la parte de esa pérdida.

Registrar un retiro de ganancias Solo administrador

1. Toque Registrar retiro de ganancias.
2. Elija el Socio que retira; junto al nombre se ve su saldo de utilidades.
3. Elija en Sale de la caja de quién entrega el dinero.
4. Escriba el Monto libre, la Fecha y una Nota, y toque Registrar retiro.

No se puede retirar más que el saldo de utilidades del socio.

Calendario de cobros

La tabla Mes · día por día lista los clientes a cobrar cada día, con su responsable entre paréntesis. Los días con cobros llevan un asterisco (*). Más abajo están el Calendario de Cuotas Semanales y el Calendario de Cuotas Quincenales.

Estado de Resultados

Muestra mes por mes los ingresos (la ganancia de los abonos a préstamos y otros ingresos), los gastos (intereses pagados a los ahorrantes y gastos por categoría) y la Utilidad neta, con el acumulado del año. Debajo está la Distribución de utilidades entre los socios.

Situación Financiera

Los activos son Caja (11), Banco (12), Clientes (13, la cartera con intereses menos los intereses y gastos por devengar) y Reserva (14). Los pasivos son Aportaciones por pagar (21, los ahorros de los clientes) y Otras cuentas por pagar (22). Luego está el Capital (3).

El Control del capital compara el capital del balance con el que resulta de los movimientos: aportes, más utilidad, menos retiros. Si dice No cuadra, revise los registros con el administrador.

Cuándo se genera un recibo y cómo imprimirlo

El sistema genera un recibo para los desembolsos, los abonos, los ahorros y retiros, los gastos e ingresos, los aportes, los traspasos y los retiros de ganancias. Cada recibo tiene número, fecha, nombre, detalle de montos y quién lo atendió.

• El recibo tiene el tamaño de una impresora de tickets de 80 mm, pero también se puede imprimir en una impresora normal.
• Toque Imprimir recibo y elija la impresora. En el celular se abren las opciones de impresión del teléfono, desde donde puede usar una impresora conectada o guardar el recibo como PDF para compartirlo.
• Para volver a imprimir un recibo, ábralo desde el ícono de recibo de los auxiliares de crédito y de ahorro, desde el Libro Diario (administrador) o tocando el movimiento en Mis últimos movimientos.

Vea los ejemplos del recibo de abono y del recibo de desembolso.

Usuarios

Cada persona que usa el sistema debe tener su propio usuario.

Crear un usuario

1. Toque Nuevo usuario.
2. Escriba el Nombre completo y el Correo, que será con el que la persona ingresa.
3. Elija el Rol 1: Socio-cobrador o Administrador.
4. Para un cobrador, elija el Socio relacionado 2: el socio cuya caja va a usar.
5. Escriba una Contraseña inicial 3 de al menos 8 caracteres y toque Guardar.

Entregue el correo y la contraseña a la persona. La primera vez que entre, el sistema le pedirá cambiar la contraseña.

Editar o desactivar un usuario

• Toque el lápiz del usuario para cambiar sus datos.
• En Nueva contraseña puede asignarle una contraseña nueva si la olvidó; déjela vacía para no cambiarla. Al entrar, se le pedirá cambiarla.
• En Estado elija Inactivo para que ya no pueda entrar al sistema.

Configuración

También puede cambiar la Ubicación que se muestra en la barra superior y en los recibos. Al terminar, toque Guardar cambios.

Dar de baja a un socio

1. Traspase todo el efectivo de la caja del socio a otro socio. Su caja debe quedar en cero.
2. En Configuración, desmarque Socio activo 1.
3. Si tiene clientes asignados, elija en 2 a qué socio pasan.
4. Toque Guardar cambios.

Desde ese mes el socio deja de recibir utilidades; las de los meses anteriores se conservan. Sus clientes pasan al socio elegido y su usuario queda desactivado. Para reactivarlo, vuelva a marcar Socio activo y active su usuario en Usuarios.

Respaldos

Un respaldo es una copia completa de la información: la base de datos, las fotos de las cédulas, el logo y un libro de Excel. El sistema hace un respaldo automático todos los días a las 2:00 a. m. y guarda los de los últimos 30 días.

Restaurar un respaldo

Restaurar devuelve todo el sistema a como estaba en la fecha del respaldo; lo registrado después se pierde. Antes de restaurar, el sistema guarda automáticamente un respaldo del estado actual. Para confirmar, escriba RESTAURAR y toque Restaurar.

Para usar un respaldo que tiene descargado, súbalo en Subir un respaldo (archivo .tar.gz) y luego toque Restaurar en la lista.

Bitácora

Registra quién hizo las acciones importantes y cuándo; por ejemplo, operaciones anuladas, intereses aplicados, usuarios creados o modificados y respaldos.